終端應用激增，文檔傳輸渠道日益多樣，不僅可以通過網盤、即時通訊工具、FTP等途徑將電子文檔發送給他人，還可以通過會議客戶端程序、云筆記程序等上傳文件，移動智能設備之間的跨屏互傳也極為便捷，便捷性伴隨而來的是防不勝防的泄密風險。
面對海量的文檔外發行為，企業往往難以察覺機密文檔何時、通過何種渠道、由誰外發，導致有意無意的泄密事件頻發。為有效降低文檔外傳的泄密風險，實施嚴格的文檔管控與審計至關重要。
管控文檔外傳，你可以這樣做：
1、文檔加密，文檔外傳也不怕
防止文檔外傳泄密，最有效的方法就對文檔進行加密保護，即使文檔被傳到企業外，也可以得到加密保護。IP-guard加密系統可以幫助加密保護機密文檔安全，加密文檔只能在授權環境中打開，文檔無論從何種渠道外傳，在非授權環境都無法打開，這樣可以很好保證機密文檔在企業內外的安全。
管控公有云平臺/網頁上傳，限制通過云盤、網頁上傳的行為。通過IP-guard提前對機密文檔進行加密保護，機密文檔被上傳到外部平臺時仍然保持加密狀態，即使被下載到終端也始終得到加密保護。IP-guard也可以一些通過移動智能設備、助手工具的跨屏互連傳文件行為進行管控，多維度封堵泄密渠道。
IP-guard支持記錄通過聊天工具、網絡盤、郵件、網頁上傳、跨屏互傳等外傳文檔的行為，管理員通過審計可以隨時查看各終端的文檔外傳行為，及時發現泄密風險。
3、智能識別，及時阻斷敏感信息外傳
IP-guard支持在文檔中加入顯式水印或隱式水印，水印將跟隨文檔流轉一直存在。此外用戶外傳文檔時，支持在文檔中加入流轉信息，記錄文檔在各個計算機節點上的流通情況，當文檔出現泄密時，企業可借助文檔的水印或流轉信息，輕松查詢出文檔在流通的各環節涉及的人員、操作、時間等信息，實現快速精準追蹤。
IP-guard還支持將用戶發送文件或截圖的行為與屏幕監控結合起來，當用戶發送文件或截圖時，系統將自動截取當時的屏幕畫面，把泄密行為以畫面的形式存儲下來，作為日后追查的有力憑證。通過IP-guard的全方位管控與審計溯源功能，企業能夠更全面地規范文檔外傳行為，確保文檔的內外流轉始終安全可控。